Qualità e Business Intelligence

La creazione di un sistema di raccolta, presentazione ed analisi dati realizzato grazie a strumenti di Business Intelligence spesso permette di mutare in positivo alcune percezioni negative, relativamente al mantenimento del sistema qualità , da parte della Direzione di aziende certificate.

Il lavoro da fare è quello di assistere l’Azienda nell’individuare gli indicatori necessari, le modalità di raccolta e presentazione relative, i possibili scenari strategici oggetto di analisi e presa di decisioni da parte dell’Azienda, creando uno strumento reale di controllo e analisi per la Direzione che sia in grado di ridare la giusta percezione di valore aggiunto al Sistema di gestione per la Qualità.


Oggi spesso i sistemi di gestione per la qualità delle Aziende, sono poco più che in grado ci assicurare la mera conformità al modello contenuto nella norma di riferimento UNI EN ISO 9001:2000, senza dare reale valore aggiunto all’Azienda.

Questo vuol dire per esempio:

• Esistenza di una serie di documenti spesso cartacei o comunque a basso livello di informatizzazione (Excel) quasi mai coordinati tra loro;
• Raccolte incomplete o parziali di dati che difficilmente si sintetizzano in reali strumenti di controllo in mano ai responsabili e alla Direzione;
• Difficoltà nel sintetizzare e rendere sinergici tra loro molti dati che il Sistema permette di raccogliere, trasformandoli in informazioni utili per la conduzione dei processi aziendali.

Le conseguenze di ciò sono evidenti e spesso drammatiche:

• Percezione da parte della Direzione che il Sistema di gestione per la Qualità sia qualcosa slegato dalla realtà aziendale, che procede per conto suo con i suoi documenti e i suoi dati, ma senza incidere più di tanto sulla reale operatività;
• Scarso coinvolgimento dei responsabili di funzione/processo che spesso vedono nel Sistema, un aggravio delle attività da svolgere da parte dei loro collaboratori e una eccessiva burocratizzazione dei loro processi di interesse, senza percepirne in realtà che pochi o nessun beneficio;
• Frustrazione dei Responsabili Qualità, che pur animati dalle migliori intenzioni, finiscono per demotivarsi progressivamente quando vedono che il loro lavoro non incide più di tanto sulla vita aziendale e/o non è considerato dal vertice aziendale.

Risultato: un progressivo decadimento del Sistema, ridotto spesso a mero strumento per mantenere un certificato commercialmente utile all’Azienda, ma che non riflette che in modo pallido la reale validità del modello organizzativo di riferimento contenuto nella norma ISO 9001.

Insomma il Sistema di gestione per la Qualità e la conseguente certificazione rischia di trasformarsi da un investimento aziendale di rilevante importanza strategica ad un semplice costo per mantenere un marchio.

Ecco che quindi le Aziende hanno bisogno di strumenti in grado di dare un impulso decisivo alla efficacia ed efficienza del Sistema, permettendone quella fluidità e integrità di gestione che permetta di esplicare al meglio la sua capacità di reale controllo e guida dei processi, che è uno dei messaggi fondamentali della norma ISO 9001.

Innanzitutto perché questo accada, è importante che il sistema di gestione dei dati che provengono dal monitoraggio dei vari processi aziendali, sia il più possibile centralizzato e garantisca:

• rapido e univoco accesso a tutti i dati raccolti;
• presentazione dei dati molto flessibile anche a livello grafico;
• possibilità di stratificazione dei dati secondo molteplici variabili, che ne permettano un esame dettagliato da più punti di vista;
• creazione rapida di report personalizzati che permettano di evidenziare facilmente statistiche di interesse per i responsabili;
• facilità d’uso.

L’obiettivo deve essere quindi quello di creare un vero “cruscotto” centralizzato di indicatori aziendali, strutturati secondo i processi di competenza della singola Azienda, ma suddiviso in aree di controllo facilmente riconducibili a quelle della reale gestione aziendale (area economica – area mercato e clienti – area processi – area formazione e sviluppo).

Solo così avremo creato uno strumento realmente efficace per permettere alla Direzione e ai singoli responsabili, di analizzare in tempi reali l’andamento dei processi aziendali e soprattutto di prendere decisioni sulla base di dati oggettivi, che è un altro dei messaggi fondamentali della ISO 9001.

La creazione di un sistema di raccolta, presentazione ed analisi dati realizzato secondo questi principi e realizzato grazie a strumenti di Business Intelligence dovrebbe quindi permettere di mutare in positivo quelle percezioni negative prima citate, soprattutto da parte della Direzione.

Il lavoro da fare sarà quindi quello di assistere l’Azienda nell’individuare gli indicatori necessari, le modalità di raccolta e presentazione relative, i possibili scenari strategici oggetto di analisi e presa di decisioni da parte dell’Azienda, creando uno strumento reale di controllo e analisi per la Direzione che sia in grado di ridare la giusta percezione di valore aggiunto al Sistema di gestione per la Qualità.

Importante sarà anche la “formazione organizzativa” che permetta di agire sui ruoli aziendali coinvolti, riprogettando insieme le attività legate al Sistema e cucendole su misura in funzione delle informazioni necessarie e della reale utilità percepita.