ARXivar Sign: la firma elettronica, integrata nei processi aziendali
,,ARXivar Sign,,
La firma elettronica, integrata nei processi aziendali
30 secondi per firmare. E tutto il resto?
Preparare, inviare, attendere, sollecitare, correggere, stampare, scansionare, archiviare. La firma è spesso il momento più veloce dell'intero processo. È tutto quello che succede prima e dopo a richiedere tempo, risorse e attenzione.
Con ARXivar Sign, la firma elettronica entra nei processi aziendali e si integra con i workflow documentali, trasformando un'attività isolata in un passaggio automatico, sicuro e tracciabile.
Non un semplice tool di firma, ma una soluzione per gestire l'intero percorso del documento.
Dal tool di firma alla firma nel processo
Digitalizzare la firma non significa necessariamente digitalizzare il processo.
Con un semplice tool, il documento viene scaricato, firmato, ricaricato, inviato via e-mail e archiviato manualmente.
Con ARXivar Sign, invece, il documento viene generato dal sistema, inserito in un workflow con regole definite e inviato automaticamente al livello di firma appropriato. Una volta firmato, torna nel sistema con le relative evidenze e attiva le attività successive.
La firma non chiude il percorso: avvia automaticamente i processi successivi.
Il livello di firma giusto per ogni esigenza
ARXivar Sign supporta diversi livelli di firma elettronica, per rispondere alle esigenze operative e di sicurezza delle organizzazioni.
Firma Elettronica Semplice (FES)
Per prese visione, accettazioni e procedure interne. Una soluzione pratica e immediata per gestire sottoscrizioni che non richiedono un livello elevato di identificazione.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Per contratti di lavoro e accordi che richiedono un'identificazione certa del firmatario, integrità del documento e unicità della firma. ARXivar Sign integra ARXivar Onboarding, con identificazione tramite CIE, SPID o riconoscimento tramite intelligenza artificiale.
Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
Per documenti che richiedono il massimo livello di garanzia giuridica. Basata su certificato qualificato, offre valore legale equivalente alla firma autografa in tutta l'Unione Europea.
ARXivar Sign mette a disposizione la FEQ one-shot, per una singola operazione di firma, e la modalità Long Term, che consente di identificarsi una sola volta e firmare per tre anni.
Tutte le richieste di firma, un unico punto d'accesso
ARXivar Sign semplifica anche l'esperienza di chi deve firmare.
Una dashboard centralizzata permette di visualizzare le richieste, monitorare lo stato delle sessioni e gestire le attività senza dipendere dalle e-mail. Notifiche personalizzabili, registrazione self-service e un'esperienza uniforme contribuiscono a rendere la gestione delle firme più semplice e immediata.
Un unico processo, tanti ambiti di applicazione
ARXivar Sign può essere utilizzato in numerosi contesti aziendali:
- Risorse Umane: assunzioni, contratti di lavoro, ferie e permessi.
- Acquisti e Procurement: ordini di acquisto, contratti fornitori, NDA.
- Vendite: offerte, contratti e ordini clienti, assistenza.
- Amministrazione: fatture passive, pagamenti, leasing e deleghe.
- Qualità e Compliance: procedure, audit, non conformità e CAPA.
- Produzione e Operations: verbali di collaudo, interventi tecnici, consegne.
- CdA e Governance: convocazioni, verbali, delibere e bilanci.
- Commerciale B2C: contratti bancari e assicurativi, utenze, privacy.
- Sanità: consensi informati, referti e piani terapeutici.
Dalla firma alla chiusura del processo: un esempio concreto
Prima della firma, ARXivar Document & Workflow gestisce la richiesta di intervento, l'assegnazione al tecnico e la compilazione del rapporto direttamente da tablet. Il documento viene quindi generato in PDF secondo il modello aziendale.
Con ARXivar Sign, il rapporto viene inviato automaticamente in firma e sottoscritto direttamente sul campo. Il documento firmato rientra nel sistema senza passaggi manuali.
Dopo la firma, il workflow gestisce l'archiviazione, l'invio della copia al cliente, l'aggiornamento dell'ERP per la fatturazione e la chiusura dell'ordine di lavoro.
Il risultato? Un processo integrato, dalla richiesta iniziale alla conclusione dell'intervento.
Cosa cambia per la tua azienda?
- Velocità e controllo: monitora ogni fase e individua immediatamente le attività ancora in sospeso.
- Costi misurabili: analizza il costo per pratica, i tempi di chiusura e i giorni di incasso anticipati.
- Integrazione e sicurezza: collega la firma ai sistemi aziendali grazie alle API REST e a un'infrastruttura cloud ridondata.
- Scalabilità: parti da un singolo processo, misurane i risultati ed estendi progressivamente la soluzione.
,,Il nostro lavoro è far sparire tutto il resto.,,
30 secondi per firmare. E tutto il resto: tempo, solleciti, costi e rischi.
ARXivar Sign. Non un tool di firma in più, ma la firma dentro il processo.
